Die Checkliste für Umzüge von Behörden und Unternehmen
So behalten Sie den Überblick
Ein Umzug ist an und für sich schon keine Kleinigkeit. Vieles will bedacht werden: Von der Organisation im Vorfeld über das Kistenpacken bis hin zum Stress am Umzugstag und kurz danach. Wenn es dann auch noch darum geht, mit einer ganzen Firma umzuziehen, wird es nochmal deutlich stressiger. Umso wichtiger, sich für so ein Vorhaben echte Profis an die Seite zu holen. Wir vom Umzugsunternehmen Hannover blicken auf jahrelange Erfahrung mit Firmenumzügen zurück und helfen Ihnen gerne, auch den Umzug Ihres Unternehmens perfekt über die Bühne zu bringen. Die Checkliste für Umzüge lässt Sie in jeder Phase des Umzugs den Überblick behalten und stellt sicher, dass nichts auf der Strecke bleibt. Kontaktieren Sie das Umzugsunternehmen Hannover für ein unverbindliches Angebot für Ihren Firmen- oder Behördenumzug.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter so früh wie möglich.
Ohne die Hilfe Ihrer Mitarbeiter stehen Sie auf verlorenem Posten. Deshalb gilt: Je früher Sie Ihre Mitarbeiter informieren, desto besser. Je nach Größe des Unternehmens kann dies per Rundmail oder aber vorzugsweise persönlich im Rahmen eines Teamtreffens geschehen. Denken Sie vor allem daran, den Betriebsrat zu informieren.
Außerdem sollten Sie Ihren Mitarbeitern klar machen, dass Sie ein offenes Ohr für ihre Bedürfnisse und Sorgen haben. Bieten Sie Gesprächstermine an. Wenn der neue Standort in größerer Entfernung zum alten liegt, sollten Sie ebenso einkalkulieren, dass der ein oder andere Mitarbeiter den Umzug nicht mitmachen und kündigen wird.
Sechs bis neun Monate vor dem Umzug
- Kündigen Sie Ihr Mietverhältnis: Die gesetzliche Kündigungsfrist für Mietverträge im Gewerbebereich beträgt sechs Monate. Denken Sie also daran, ihren aktuellen Mietvertrag frühzeitig zu kündigen – am besten per Einschreiben mit Rückschein. Außerdem können Sie die Gelegenheit nutzen, rechtzeitig Termine für die Übergabe und die Abrechnung der Betriebskosten zu vereinbaren.
- Erstellen Sie einen Zeitplan: Gute Planung ist das A und O in Sachen Firmenumzug. Unsere Umzugsberater helfen Ihnen gerne dabei, einen genauen Zeitplan zu erstellen, in dem alle logistischen Schritte und wichtige Termine berücksichtigt werden. Legen Sie dabei auch den Umzugstermin frühzeitig fest. Am besten wählen Sie ein Datum mit voraussichtlich geringem Arbeitsaufkommen, um den Ausfall so gering wie möglich zu halten.
- Delegieren Sie Aufgaben: Wenn Sie alles selber organisieren und erledigen wollen, artet das schnell in Stress auf. Delegieren Sie deshalb einzelne Aufgaben an Mitarbeiter. Wenn Sie wollen, können Sie natürlich auch eine Person oder ein Team für die Organisation des kompletten Umzugs bestimmen.
- Machen Sie eine Inventur: Bei Umzügen geht schnell mal was verloren. Um die Wahrscheinlichkeit dafür zu minimieren, sollten Sie eine sorgfältige Inventur machen – sowohl vom Lagerbestand als auch von allen wichtigen Einrichtungsgegenständen und Geräten. Nutzen Sie diese Gelegenheit auch, um alte Möbel, nicht mehr benötigte Unterlagen (Aufbewahrungsfristen beachten) oder ähnliches zu entsorgen.
Planen Sie Spezialtransporte
Wir übernehmen gerne den Großteil Ihres Firmenumzugs für Sie. Für sperrige und schwere Geräte oder Tresore sowie für eine hochwertige EDV-Anlage benötigen Sie jedoch spezielle Transportfirmen. Klären Sie mit unseren Umzugsexperten, ob solche Spezialfirmen benötigt werden und beauftragen Sie diese frühzeitig. Teilen Sie uns außerdem die Kontaktdaten der beauftragten Firmen mit, damit wir den Umzug besser koordinieren können.
Drei Monate vor dem Umzug
- Vergeben Sie Etiketten: Etikettieren Sie wenn möglich alle Einrichtungsgegenstände mit Aufklebern, die anzeigen, in welche Etage, welches Zimmer und an welchen Arbeitsplatz die Gegenstände gehören. So erleichtern Sie sich die Einrichtung Ihrer neuen Räumlichkeiten erheblich.
- Informieren Sie Ihre Geschäftspartner: Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner sollten jetzt über den Umzug informiert werden. Teilen Sie in einem Rundschreiben die neue Adresse, den Termin des Umzugs sowie geänderte Kontaktdaten mit. Außerdem sollten Ihre Mitarbeiter einen Hinweis auf den Umzug in ihre E-Mail-Signatur integrieren.
- Datensicherung: Nichts ist ärgerlicher, als wenn im Zuge des Umzugs wichtige Daten verloren gehen. Achten Sie daher auf eine professionelle Datensicherung. Diese können Sie, falls ein solcher existiert, von Ihrem hauseigenen IT-Service durchführen lassen. Anderenfalls beauftragen Sie eine Fremdfirma.
- Informieren Sie Telekommunikations- und Stromanbieter: Koordinieren Sie den Ortswechsel mit den Anbietern Ihrer Telekommunikationsinfrastruktur sowie Ihrer Energieversorgung. Kündigen Sie gegebenenfalls die Verträge, falls Sie einen Wechsel vornehmen wollen. Tipp: Wenn Sie nach Ihrem Umzug in einen teureren Tarif wechseln müssten, steht Ihnen in der Regel ein Sonderkündigungsrecht zu.
- Besorgen Sie neue Visitenkarten und neues Briefpapier: Denken Sie auch daran, neues Werbematerial wie Prospekte oder Kugelschreiber anfertigen zu lassen.
- Lassen Sie bestehende Adresseinträge ändern: Informieren Sie Institutionen wie das Finanzamt, das Amtsgericht, Ihre Versicherungen, die Krankenkassen, die IHK und Ihre Bank oder Banken über Ihren Umzug und teilen Sie das Umzugsdatum sowie die neue Adresse mit. Vergessen Sie eventuell bestehende Zeitungs- und Zeitschriftenabos nicht und lassen Sie Einträge in Telefon- und Branchenverzeichnissen ändern.
- Leiten Sie Ihre Post um: Stellen Sie Nachsendeaufträge bei der deutschen Post und anderen Post-Anbietern. So werden an die alte Adresse verschickte Sendungen ab dem gewählten Datum an Ihr neues Büro umgeleitet und die Absender erhalten eine Umzugsbenachrichtigung.
- Planen Sie Renovierungen: Je nach Zustand der Räumlichkeiten müssen oder sollten Sie sowohl an Ihrem alten als auch an Ihrem neuen Firmensitz Renovierungsarbeiten durchführen. Holen Sie hierfür Angebote von Handwerkern ein und planen Sie mit einem großzügigen Vorlauf.
- Planen Sie die Anordnung der Arbeitsplätze: Der neue Firmensitz und der Umzug gibt Ihnen Gelegenheit, gegebenenfalls Arbeitsabläufe zu optimieren und die Wünsche Ihrer Mitarbeiter einfließen zu lassen.
Am Umzugstag
- Vorschäden protokollieren: Überprüfen Sie vor dem Beginn des Umzugs die Treppenhäuser am alten und neuen Standort. Dokumentieren Sie bereits bestehende Schäden am besten fotografisch. Prüfen Sie außerdem, ob die Zufahrtswege frei sind und die Stromzufuhr sichergestellt ist.
- Stehen Sie für Rücksprachen zur Verfügung: Während des Umzugs sollten Sie oder ein vorher bestimmter Mitarbeiter ständig anwesend sein, um unseren Umzugsteam für Nachfragen zur Verfügung zu stehen.
- Überwachen Sie den Umzug auch am neuen Firmensitz: Stellen Sie frühzeitig sicher, dass alle Einrichtungsgegenstände am neuen Firmensitz in den richtigen Räumen landen. Je frühzeitiger Sie unsere Mitarbeiter über fehlgeleitete Gegenstände informieren, desto leichter lässt sich die Situation korrigieren.
- Kontrollieren Sie das Umzugsgut: Prüfen Sie anhand Ihrer vorher erstellten Inventarliste, ob alle Gegenstände am neuen Firmensitz angekommen sind. Prüfen Sie außerdem alles auf Schäden und informieren Sie uns im Schadensfall umgehend, damit wir unsere Versicherung kontaktieren können.
- Übergabe des alten Firmensitzes: Bestehen Sie auch hier auf ein schriftliches Übergabeprotokoll, das von beiden Parteien unterzeichnet wird. Fertigen Sie fotografische Aufnahmen eventueller Mängel an. Außerdem gehört das Ablesen von Zählerständen zur Übergabe.
- Richten Sie die neuen Räumlichkeiten ein: Sie sollten ausreichend Zeit für den Aufbau und die Einrichtung Ihrer neuen Firmenräume einplanen. Planen Sie so, dass der Betrieb wenn möglich erst wieder aufgenommen wird, wenn die Einrichtung abgeschlossen ist.
- Aktualisieren Sie Ihren Online-Auftritt: Jetzt ist es an der Zeit, alle E-Mail-Signaturen endgültig anzupassen. Aktualisieren Sie auch Ihre Kontaktadresse auf Ihrer Website und in sozialen Netzwerken.
- Sammeln Sie Belege: In der Regel können Sie alle Ausgaben im Zusammenhang mit dem Umzug als Betriebsausgaben absetzen. Sammeln Sie also alle Belege für Ihre Buchhaltung.
- Feiern Sie Ihren Einstand: Nachdem der Umzug erledigt ist, haben Sie und Ihr Team sich eine kurze Auszeit verdient. Feiern Sie einen ordentlichen Einstand und vergessen Sie nicht, auch eventuelle Nachbarn einzuladen.
