Firmenumzug oder Behördenumzug
Wenn der Firmenumzug oder Behördenumzug zur Herausforderung wird
Der Umzug eines ganzen Unternehmens, eines Unternehmenszweigs oder einer Behörde ist immer eine große Aufgabe. Oberste Priorität hat es dabei, dass der Umzug so wenig wie möglich in den laufenden Betrieb eingreift und somit die Ausfallzeiten so gut wie möglich minimiert werden. Das bedeutet: Der Standortwechsel selber soll so schnell es geht vonstatten gehen. Eine detaillierte Planung ist deshalb unerlässlich. Unabhängig von der Größe der Firma oder der Behörde sollten Sie mit dem Umzug immer eine professionelle Umzugsfirma beauftragen. Nur so kann gewährleistet werden, dass der Umzug so schnell und effizient wie möglich durchgeführt wird.
So planen Sie den Firmenumzug oder Behördenumzug richtig
Am wichtigsten ist es, die Planung für den Umzug möglichst frühzeitig zu beginnen. Planen Sie mit einem Vorlauf von drei bis vier, besser jedoch sechs Monaten und holen Sie sich so früh wie möglich ein passendes Umzugsunternehmen mit an Bord, das Sie bei der Planung unterstützt.
Ein Firmen- oder Behördenumzug ist in der Regel eine größere Aufgabe, bei der viel Umzugsgut von A nach B bewegt werden muss. Entsprechend groß ist auch der organisatorische Aufwand. Je früher Sie sich für die Planung professionelle Hilfe holen, desto weniger Mühe werden Sie selber mit der Planung haben.
Wir vom Umzugsunternehmen Hannover blicken auf Erfahrungen aus zahlreichen Umzügen mit Firmen oder Behörden zurück. Kontaktieren Sie uns, um mit unseren Umzugsberatern einen Besichtigungstermin vor Ort zu vereinbaren und ein unverbindliches Angebot zu erhalten.
Bedenken Sie auch, dass Ihr Unternehmen oder Ihre Behörde unter Umständen über sensible Datenträger oder teure Geräte verfügt, die nur von Spezialfirmen transportiert werden dürfen. Diese Firmen sind oft über mehrere Monate hinweg ausgebucht, weshalb Sie sich rechtzeitig um die Beauftragung bemühen sollten. Gleiches gilt für Firmen, die auf Datensicherung spezialisiert sind. Hier sollten Sie nichts dem Zufall überlassen- Außerdem sollten Sie bedenken, dass vertrauliche Dokumente und Unterlagen vom restlichen Umzugsgut getrennt transportiert werden sollte. Beginnen Sie frühzeitig, solche Dokumente auszusortieren.
INFORMIEREN SIE MITARBEITER, KUNDEN UND ÄMTER
Sobald der Umzugstermin feststeht, sollten Sie Ihre Mitarbeiter informieren, damit diese sich auf den bevorstehenden Umzug einstellen können. Ziehen Sie dabei auch in Betracht, dass einige Mitarbeiter es vorziehen könnten, sich einen neuen Arbeitgeber zu suchen, wenn der neue Firmensitz zu weit vom alten entfernt liegt.
Auch Ihre Kunden und Dienstleister sowie relevante Ämter sollten so früh wie möglich informiert werden. Dabei bietet es sich an, als ersten Schritt einen entsprechenden Hinweis in die E-Mail-Signaturen Ihres Unternehmens einzubauen. Kurz vor dem Umzug sollte dann eine Information per Mail oder besser noch schriftlichem Einschreiben versenden.
EDV- UND TELEFONANLAGE: UMZUG ODER AUFRÜSTUNG?
Wen müssen Sie über den Firmenumzug informieren:
OPTIMIEREN SIE ARBEITSPROZESSE
Was für die EDV-Anlage gilt, gilt auch für die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen. Stellen Sie diese auf den Prüfstand, gegebenenfalls mit Hilfe von außen. Sie können den Umzug nutzen, um oft gegangene Wege zu minimieren oder Mitarbeiter räumlich zu trennen, die nicht miteinander auskommen. Beziehen Sie in diesen Prozess Ihre Mitarbeiter mit ein.
NUTZEN SIE DIE GELEGENHEIT ZUM ENTRÜMPELN
Auch in einer Firma oder Behörde sammeln sich über die Jahre hinweg zahlreiche Einrichtungsgegenstände an, die Sie am neuen Standort nicht alle benötigen. Überprüfen Sie außerdem, ob Sie den kompletten Aktenbestand mitnehmen müssen und wollen. Bedenken Sie aber, dass nicht mehr benötigte Akten vernichtet werden sollten. Außerdem sollten Sie beim Ausmisten die gesetzlichen Fristen zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen beachten.
DER TAG DES UMZUGES
Selbst wenn Sie Profis mit der Durchführung Ihres Firmen-oder Behördenumzugs beauftragt haben, werden Sie am Tag des Umzugs nicht entspannen können. Sie sollten vor Beginn des Umzugs die Räumlichkeiten am alten und neuen Firmensitz kontrollieren und eventuelle Beschädigungen fotografisch festhalten – insbesondere im Treppenhaus. Fertigen Sie mit Ihrem Vermieter ein ausführliches Übergabeprotokoll an. Außerdem sollten Sie für Fragen des Umzugsunternehmen bereitstehen und den Verlauf des Umzugs von Zeit zu Zeit kontrollieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass am alten Standort nichts vergessen und am neuen alle Einrichtungsgegenstände am richtigen Platz landen. Beauftragen Sie für einen der beiden Orte gegebenenfalls einen Vertreter.
WIE VIEL KOSTET EIN FIRMENUMZUG ODER BEHÖRDENUMZUG?
Die Umzugskosten sind von diversen Faktoren abhängig, unter anderem der Größe, Art und Menge des Inventars, der Anzahl der Mitarbeiter und der Art Ihres Unternehmens. Als Richtwert können Sie von etwa 170 Euro pro Mitarbeiter ausgehen, wenn Sie bis zu 15 Mitarbeiter beschäftigen. Wenn es mehr sind, werden etwa 250 Euro pro Mitarbeiter fällig.
IHR FIRMENUMZUG ODER BEHÖRDENUMZUG MIT DEM UMZUGSUNTERNEHMEN HANNOVER
Als etabliertes Umzugsunternehmen im Raum Hannover sind wir Ihnen gerne beim Umzug Ihrer Firma oder Ihrer Behörde behilflich. Wir bieten Ihnen eine kostenfreie Begehung vor Ort an, um die Kosten Ihres Umzugs so gut wie möglich kalkulieren und Ihnen ein Angebot erstellen zu können.
Wir unterstützen Sie nicht nur beim Umzug selber, sondern stehen mit unserer Erfahrung auch während der Planung Ihres Umzugs zur Seite. Koordination mit anderen an dem Umzug beteiligten externen Dienstleistern ist für uns selbstverständlich.
Wenden Sie sich mit Fragen oder Problemen vertrauensvoll an uns oder fordern Sie direkt ein unverbindliches Angebot an.