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Firmenumzug Hannover – Stressfrei und professionell umziehen!
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Wenn der Firmenumzug oder Behördenumzug zur Herausforderung wird
Der Umzug eines ganzen Unternehmens, eines Unternehmenszweigs oder einer Behörde ist immer eine große Aufgabe. Oberste Priorität hat es dabei, dass der Umzug so wenig wie möglich in den laufenden Betrieb eingreift und somit die Ausfallzeiten so gut wie möglich minimiert werden. Das bedeutet: Der Standortwechsel selber soll so schnell es geht vonstatten gehen. Eine detaillierte Planung ist deshalb unerlässlich. Unabhängig von der Größe der Firma oder der Behörde sollten Sie mit dem Umzug immer eine professionelle Umzugsfirma beauftragen. Nur so kann gewährleistet werden, dass der Umzug so schnell und effizient wie möglich durchgeführt wird.
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So planen Sie den Firmenumzug oder Behördenumzug richtig
Am wichtigsten ist es, die Planung für den Umzug möglichst frühzeitig zu beginnen. Planen Sie mit einem Vorlauf von drei bis vier, besser jedoch sechs Monaten und holen Sie sich so früh wie möglich ein passendes Umzugsunternehmen mit an Bord, das Sie bei der Planung unterstützt.
Ein Firmenumzug oder Behördenumzug ist in der Regel eine größere Aufgabe, bei der viel Umzugsgut von A nach B bewegt werden muss. Entsprechend groß ist auch der organisatorische Aufwand. Je früher Sie sich für die Planung professionelle Hilfe holen, desto weniger Mühe werden Sie selber mit der Planung haben.
Wir vom Umzugsunternehmen Hannover blicken auf Erfahrungen aus zahlreichen Umzügen mit Firmen oder Behörden zurück. Kontaktieren Sie uns, um mit unseren Umzugsberatern einen Besichtigungstermin vor Ort zu vereinbaren und ein unverbindliches Angebot zu erhalten.
Bedenken Sie auch, dass Ihr Unternehmen oder Ihre Behörde unter Umständen über sensible Datenträger oder teure Geräte verfügt, die nur von Spezialfirmen transportiert werden dürfen. Diese Firmen sind oft über mehrere Monate hinweg ausgebucht, weshalb Sie sich rechtzeitig um die Beauftragung bemühen sollten. Gleiches gilt für Firmen, die auf Datensicherung spezialisiert sind. Hier sollten Sie nichts dem Zufall überlassen- Außerdem sollten Sie bedenken, dass vertrauliche Dokumente und Unterlagen vom restlichen Umzugsgut getrennt transportiert werden sollte. Beginnen Sie frühzeitig, solche Dokumente auszusortieren.
INFORMIEREN SIE MITARBEITER, KUNDEN UND ÄMTER
Sobald der Umzugstermin feststeht, sollten Sie Ihre Mitarbeiter informieren, damit diese sich auf den bevorstehenden Umzug einstellen können. Ziehen Sie dabei auch in Betracht, dass einige Mitarbeiter es vorziehen könnten, sich einen neuen Arbeitgeber zu suchen, wenn der neue Firmensitz zu weit vom alten entfernt liegt.
Auch Ihre Kunden und Dienstleister sowie relevante Ämter sollten so früh wie möglich informiert werden. Dabei bietet es sich an, als ersten Schritt einen entsprechenden Hinweis in die E-Mail-Signaturen Ihres Unternehmens einzubauen. Kurz vor dem Umzug sollte dann eine Information per Mail oder besser noch schriftlichem Einschreiben versenden.
EDV- UND TELEFONANLAGE: UMZUG ODER AUFRÜSTUNG?
Lassen Sie sich von einem spezialisierten Dienstleister bezüglich Ihrer technischen Infrastruktur, im Speziellen Ihrer EDV- und Telefonanlage beraten. Unter Umständen kann es sich anbieten, die Gelegenheit zu nutzen und statt einem Umzug eine Neuanschaffung in Angriff zu nehmen. Sollten Sie sich dazu entscheiden, mit Ihrer Anlage umzuziehen, sollten Sie auch diesen Umzug Profis überlassen, falls Sie keinen entsprechend spezialisierten Mitarbeiter haben. Ansonsten besteht das Risiko, dass die Anlagen beschädigt werden und es zu Schäden kommt, die Umsatzeinbußen nach sich ziehen.
Wen müssen Sie über den Firmenumzug informieren:
- Vermieter (achten Sie auf Kündigungsfristen, bei gewerblichen Verträgen beträgt diese in der Regel sechs Monate)
- Betriebsrat (Wichtig: Dieser muss dem Umzug zustimmen)
- Steuerberater und Anwälte
- Versicherungen
- Banken
- Das zuständige Amtsgericht
- Das IHK
- Agentur für Arbeit
- weitere Vertragspartner
OPTIMIEREN SIE ARBEITSPROZESSE
Was für die EDV-Anlage gilt, gilt auch für die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen. Stellen Sie diese auf den Prüfstand, gegebenenfalls mit Hilfe von außen. Sie können den Umzug nutzen, um oft gegangene Wege zu minimieren oder Mitarbeiter räumlich zu trennen, die nicht miteinander auskommen. Beziehen Sie in diesen Prozess Ihre Mitarbeiter mit ein.
NUTZEN SIE DIE GELEGENHEIT ZUM ENTRÜMPELN
Auch in einer Firma oder Behörde sammeln sich über die Jahre hinweg zahlreiche dinge an, die Sie am neuen Standort nicht alle benötigen. Überprüfen Sie außerdem, ob Sie den kompletten Aktenbestand mitnehmen müssen und wollen. Bedenken Sie aber, dass nicht mehr benötigte Akten vernichtet werden sollten. Außerdem sollten Sie beim Ausmisten die gesetzlichen Fristen zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen beachten.
Häufige Fragen und Antworten rund um den Firmenumzug
Ein Firmenumzug wirft oft viele Fragen auf. Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Themen, um Ihren Umzug effizient und erfolgreich zu gestalten.
Wann sollte ich mit der Planung eines Firmenumzugs beginnen?
Je früher, desto besser! Idealerweise starten Sie die Planung mindestens 3 bis 6 Monate im Voraus, um genügend Zeit für Organisation, Genehmigungen und die Abstimmung mit allen Beteiligten zu haben.
Wie finde ich das richtige Umzugsunternehmen für meinen Firmenumzug?
Achten Sie auf Referenzen, Bewertungen und spezialisierte Dienstleistungen für Gewerbeumzüge. Ein kostenloses Beratungsgespräch hilft, die Professionalität und das Angebot zu bewerten.
Welche Kosten fallen bei einem Firmenumzug an?
Die Kosten hängen von Faktoren wie der Größe des Umzugs, der Entfernung, der benötigten Dienstleistungen (z. B. Demontage, Verpackung) und eventuell notwendigen Zusatzleistungen wie Entrümpelung oder Halteverbotszonen ab.
Wie vermeide ich Ausfallzeiten während des Umzugs?
Eine detaillierte Zeitplanung, der Einsatz eines erfahrenen Umzugsunternehmens und klare Kommunikation mit Mitarbeitern sind entscheidend. Nutzen Sie Wochenenden oder Feiertage für den Umzug, um den Betrieb möglichst wenig zu stören.
Was gehört zur Planung eines Firmenumzugs?
Zu den wichtigsten Schritten gehören: Standortanalyse, Budgetplanung, Einholung von Angeboten, Terminplanung, Benachrichtigung von Geschäftspartnern und eine detaillierte Aufgabenverteilung.
Wie schütze ich sensible Daten während des Umzugs?
Daten sollten sicher verpackt und transportiert werden. Nutzen Sie abschließbare Aktenschränke oder versiegelte Kartons. Ein spezialisiertes Umzugsunternehmen achtet auf Diskretion und Datenschutz.
Was passiert mit alten Möbeln und nicht mehr benötigter Ausstattung?
Nicht mehr benötigte Gegenstände können entsorgt, recycelt oder gespendet werden. Viele Umzugsunternehmen bieten einen Entrümpelungsservice an und kümmern sich um eine fachgerechte Entsorgung.
Benötige ich für einen Firmenumzug Genehmigungen?
In vielen Fällen ja, vor allem, wenn Halteverbotszonen oder Straßensperrungen eingerichtet werden müssen. Ein professionelles Umzugsunternehmen kann diese Genehmigungen für Sie organisieren.
Wie stelle ich sicher, dass der neue Standort einsatzbereit ist?
Planen Sie eine rechtzeitige Begehung der neuen Räume, um notwendige Reparaturen, Renovierungen oder Anpassungen vorab zu klären. Ein Ansprechpartner vor Ort kann die Einrichtung und den Aufbau koordinieren.
