Checkliste Firmenumzug

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So behalten Sie den Überblick

Ein Umzug ist an und für sich schon keine Kleinigkeit. Vieles will bedacht werden: Von der Organisation im Vorfeld über das Kistenpacken bis hin zum Stress am Umzugstag und kurz danach. Wenn es dann auch noch darum geht, mit einer ganzen Firma umzuziehen, wird es nochmal deutlich stressiger. Umso wichtiger, sich für so ein Vorhaben echte Profis an die Seite zu holen. Wir vom Umzugsunternehmen Hannover blicken auf jahrelange Erfahrung mit Firmenumzügen zurück und helfen Ihnen gerne, auch den Umzug Ihres Unternehmens perfekt über die Bühne zu bringen. Mit unserer Checkliste für Firmenumzüge behalten Sie in jeder Phase des Umzugs den Überblick und stellen sicher, dass nichts auf der Strecke bleibt. Kontaktieren Sie das Umzugsunternehmen Hannover für ein unverbindliches Angebot für Ihren Firmen- oder Behördenumzug.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter so früh wie möglich

Ohne die Hilfe Ihrer Mitarbeiter stehen Sie auf verlorenem Posten. Deshalb gilt: Je früher Sie Ihre Mitarbeiter informieren, desto besser. Je nach Größe des Unternehmens kann dies per Rundmail oder aber vorzugsweise persönlich im Rahmen eines Teamtreffens geschehen. Denken Sie vor allem daran, den Betriebsrat zu informieren.

Außerdem sollten Sie Ihren Mitarbeitern klar machen, dass Sie ein offenes Ohr für ihre Bedürfnisse und Sorgen haben. Bieten Sie Gesprächstermine an. Wenn der neue Standort in größerer Entfernung zum alten liegt, sollten Sie ebenso einkalkulieren, dass der ein oder andere Mitarbeiter den Umzug nicht mitmachen und kündigen wird.

Sechs bis neun Monate vor dem Umzug

1Kündigen Sie Ihr Mietverhältnis

Die gesetzliche Kündigungsfrist für Mietverträge im Gewerbebereich beträgt sechs Monate. Denken Sie also daran, ihren aktuellen Mietvertrag frühzeitig zu kündigen – am besten per Einschreiben mit Rückschein. Außerdem können Sie die Gelegenheit nutzen, rechtzeitig Termine für die Übergabe und die Abrechnung der Betriebskosten zu vereinbaren.

2Erstellen Sie einen Zeitplan

Gute Planung ist das A und O in Sachen Firmenumzug. Unsere Umzugsberater helfen Ihnen gerne dabei, einen genauen Zeitplan zu erstellen, in dem alle logistischen Schritte und wichtige Termine berücksichtigt werden. Legen Sie dabei auch den Umzugstermin frühzeitig fest. Am besten wählen Sie ein Datum mit voraussichtlich geringem Arbeitsaufkommen, um den Ausfall so gering wie möglich zu halten.

3Delegieren Sie Aufgaben

Wenn Sie alles selber organisieren und erledigen wollen, artet das schnell in Stress auf. Delegieren Sie deshalb einzelne Aufgaben an Mitarbeiter. Wenn Sie wollen, können Sie natürlich auch eine Person oder ein Team für die Organisation des kompletten Umzugs bestimmen.

4Machen Sie Inventur

Bei Umzügen geht schnell mal was verloren. Um die Wahrscheinlichkeit dafür zu minimieren, sollten Sie eine sorgfältige Inventur machen – sowohl vom Lagerbestand als auch von allen wichtigen Einrichtungsgegenständen und Geräten. Nutzen Sie diese Gelegenheit auch, um alte Möbel, nicht mehr benötigte Unterlagen (Aufbewahrungsfristen beachten) oder ähnliches zu entsorgen.

Planen Sie Spezialtransporte

Wir übernehmen gerne den Großteil Ihres Firmenumzugs für Sie. Für sperrige und schwere Geräte oder Tresore sowie für eine hochwertige EDV-Anlage benötigen Sie jedoch spezielle Transportfirmen. Klären Sie mit unseren Umzugsexperten, ob solche Spezialfirmen benötigt werden und beauftragen Sie diese frühzeitig. Teilen Sie uns außerdem die Kontaktdaten der beauftragten Firmen mit, damit wir den Umzug besser koordinieren können.

Drei Monate vor dem Umzug

1Vergeben Sie Etiketten

Etikettieren Sie wenn möglich alle Einrichtungsgegenstände mit Aufklebern, die anzeigen, in welche Etage, welches Zimmer und an welchen Arbeitsplatz die Gegenstände gehören. So erleichtern Sie sich die Einrichtung Ihrer neuen Räumlichkeiten erheblich.

2Informieren Sie Ihre Geschäftspartner

Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner sollten jetzt über den Umzug informiert werden. Teilen Sie in einem Rundschreiben die neue Adresse, den Termin des Umzugs sowie geänderte Kontaktdaten mit. Außerdem sollten Ihre Mitarbeiter einen Hinweis auf den Umzug in ihre E-Mail-Signatur integrieren.

3Datensicherung

Nichts ist ärgerlicher, als wenn im Zuge des Umzugs wichtige Daten verloren gehen. Achten Sie daher auf eine professionelle Datensicherung. Diese können Sie, falls ein solcher existiert, von Ihrem hauseigenen IT-Service durchführen lassen. Anderenfalls beauftragen Sie eine Fremdfirma.

4Informieren Sie Telekommunikations- und Stromanbieter

Koordinieren Sie den Ortswechsel mit den Anbietern Ihrer Telekommunikationsinfrastruktur sowie Ihrer Energieversorgung. Kündigen Sie gegebenenfalls die Verträge, falls Sie einen Wechsel vornehmen wollen.

Tipp: Wenn Sie nach Ihrem Umzug in einen teureren Tarif wechseln müssten, steht Ihnen in der Regel ein Sonderkündigungsrecht zu.

5Besorgen Sie neue Visitenkarten und neues Briefpapier

Denken Sie auch daran, neues Werbematerial wie Prospekte oder Kugelschreiber anfertigen zu lassen.

6Lassen Sie bestehende Adresseinträge ändern

Informieren Sie Institutionen wie das Finanzamt, das Amtsgericht, Ihre Versicherungen, die Krankenkassen, die IHK und Ihre Bank oder Banken über Ihren Umzug und teilen Sie das Umzugsdatum sowie die neue Adresse mit. Vergessen Sie eventuell bestehende Zeitungs- und Zeitschriftenabos nicht und lassen Sie Einträge in Telefon- und Branchenverzeichnissen ändern.

8Leiten Sie Ihre Post um

Stellen Sie Nachsendeaufträge bei der deutschen Post und anderen Post-Anbietern. So werden an die alte Adresse verschickte Sendungen ab dem gewählten Datum an Ihr neues Büro umgeleitet und die Absender erhalten eine Umzugsbenachrichtigung.

9Planen Sie Renovierungen

Je nach Zustand der Räumlichkeiten müssen oder sollten Sie sowohl an Ihrem alten als auch an Ihrem neuen Firmensitz Renovierungsarbeiten durchführen. Holen Sie hierfür Angebote von Handwerkern ein und planen Sie mit einem großzügigen Vorlauf.

10Planen Sie die Anordnung der Arbeitsplätze

Der neue Firmensitz und der Umzug gibt Ihnen Gelegenheit, gegebenenfalls Arbeitsabläufe zu optimieren und die Wünsche Ihrer Mitarbeiter einfließen zu lassen.

Kurz vor dem Umzug

1Lassen Sie sich die Termine bestätigen

Kontaktieren Sie Handwerker und externe Dienstleister und lassen Sie sich vereinbarte Termine bestätigen. Abhängig davon, wie intensiv Sie sich von uns bei den Umzugsvorbereitungen begleiten ließen, schadet es auch nicht, den Umzugstermin mit uns zu bestätigen. Erinnern Sie außerdem Ihre Mitarbeiter an den Umzug.

Des Weiteren sollten Sie jetzt die Gelegenheit nutzen, den kompletten Umzug noch einmal mit uns und eventuell beteiligten Spezialfirmen durchzusprechen. Je besser die Planung und Kommunikation ist, desto besser lassen sich Missverständnisse und Probleme vermeiden.

2Beauftragen Sie eine Reinigungsfirma

Unter Umständen müssen die neuen Räumlichkeiten vor dem Umzug gereinigt werden. In jedem Fall trifft das auf Ihren alten Firmensitz zu. Holen Sie Angebote von Reinigungsfirmen ein und beauftragen Sie eine. Achten Sie auch darauf, dass die Treppenhäuser am Umzugstag gereinigt werden sollten.

3Kümmern Sie sich um Catering für Ihre Mitarbeiter

Wenn Ihre Mitarbeiter in den Umzug involviert werden, schadet es nicht, eine Cateringfirma zu beauftragen, die am Umzugstag für das leibliche Wohl Ihres Teams sorgt.

4Koordinieren Sie die Abrechnung und Übergabe mit ihrem Vermieter

Wenn Sie noch keine Termine für die Übergabe der Räumlichkeiten sowie die Abrechnung der Nebenkosten mit Ihrem alten Vermieter vereinbart haben, tun Sie dies jetzt. Bereiten Sie außerdem die Übergabeprotokolle vor.

Übergabe des neuen Firmensitzes

Planen Sie die Übergabe Ihres neuen Firmensitzes frühzeitig. Denken Sie daran, ein Übergabeprotokoll anzufertigen.

5Organisieren Sie die Schlüsselrückgabe

Die Schlüsselrückgabe durch die Mitarbeiter kann sich hinziehen. Organisieren Sie diese rechtzeitig, um die Schlüssel dann gesammelt bei der Übergabe zurückgeben zu können.

Am Umzugstag

1Vorschäden protokollieren

Überprüfen Sie vor dem Beginn des Umzugs die Treppenhäuser am alten und neuen Standort. Dokumentieren Sie bereits bestehende Schäden am besten fotografisch. Prüfen Sie außerdem, ob die Zufahrtswege frei sind und die Stromzufuhr sichergestellt ist.

2Stehen Sie für Rücksprachen zur Verfügung

Während des Umzugs sollten Sie oder ein vorher bestimmter Mitarbeiter ständig anwesend sein, um unseren Umzugsteam für Nachfragen zur Verfügung zu stehen.

3Überwachen Sie den Umzug auch am neuen Firmensitz

Stellen Sie frühzeitig sicher, dass alle Einrichtungsgegenstände am neuen Firmensitz in den richtigen Räumen landen. Je frühzeitiger Sie unsere Mitarbeiter über fehlgeleitete Gegenstände informieren, desto leichter lässt sich die Situation korrigieren.

4Kontrollieren Sie das Umzugsgut

Prüfen Sie anhand Ihrer vorher erstellten Inventarliste, ob alle Gegenstände am neuen Firmensitz angekommen sind. Prüfen Sie außerdem alles auf Schäden und informieren Sie uns im Schadensfall umgehend, damit wir unsere Versicherung kontaktieren können.

5Übergabe des alten Firmensitzes

Bestehen Sie auch hier auf ein schriftliches Übergabeprotokoll, das von beiden Parteien unterzeichnet wird. Fertigen Sie fotografische Aufnahmen eventueller Mängel an. Außerdem gehört das Ablesen von Zählerständen zur Übergabe.

6>Richten Sie die neuen Räumlichkeiten ein

Sie sollten ausreichend Zeit für den Aufbau und die Einrichtung Ihrer neuen Firmenräume einplanen. Planen Sie so, dass der Betrieb wenn möglich erst wieder aufgenommen wird, wenn die Einrichtung abgeschlossen ist.

7Aktualisieren Sie Ihren Online-Auftritt

Jetzt ist es an der Zeit, alle E-Mail-Signaturen endgültig anzupassen. Aktualisieren Sie auch Ihre Kontaktadresse auf Ihrer Website und in sozialen Netzwerken.

8Sammeln Sie Belege

In der Regel können Sie alle Ausgaben im Zusammenhang mit dem Umzug als Betriebsausgaben absetzen. Sammeln Sie also alle Belege für Ihre buchhaltung.

9Feiern Sie Ihren Einstand

Nachdem der Umzug erledigt ist, haben Sie und Ihr Team sich eine kurze Auszeit verdient. Feiern Sie einen ordentlichen Einstand und vergessen Sie nicht, auch eventuelle Nachbarn einzuladen.